Schulung Werkdatenbank

Informationen zu Voraussetzungen der Teilnahme und zum Ablauf des Kurses zur Dateneingabe in der Werkdatenbank

Die Kunst Vor- & Nachlässe BBK München und Oberbayern gUG (haftungsbeschränkt), im Folgenden Kunst Vor- & Nachlässe München genannt, betreibt seit 2023 die „Werkdatenbank Kunst Vor- & Nachlässe München“ (https://datenbanken.bbk-muc-obb.de/nachlaesse/). In der Online-Datenbank werden Werkverzeichnisse und Nachlassverzeichnisse Bildender Künstler:innen mit Bezug zu München und Oberbayern veröffentlicht. Die Werkdatenbank informiert die Öffentlichkeit – darunter zum Beispiel Museumsfachleute, Galerist:innen, Kurator:innen oder Forschende – über die Lebenswerke ausgewählter Künstler:innen und bildet in der wachsenden Anzahl von Verzeichnissen die Vielfalt künstlerischer Positionen in München und Oberbayern ab. Zugleich ist sie ein einfaches und kostengünstiges Tool für Künstler:innen, um den Überblick über die im Laufe eines Lebens geschaffenen Kunstwerke zu behalten und erleichtert ihnen, sowie den in ihrem Auftrag Tätigen die Erfassungsarbeit. Auch für Erb:innen oder Nachlassverwalter:innen erfüllt es diese Aufgaben.

Wir bieten für alle Interessent:innen einen dreiteiligen Kurs „Werkdatenbank Kunst Vor- & Nachlässe München“ an. Er vermittelt den Teilnehmenden die Benutzung der Datenbank auf der Grundlage der technischen, wissenschaftlichen und redaktionellen Standards der Kunst Vor- & Nachlässe München gUG. Unter professioneller Anleitung erstellen die Teilnehmenden einen Personendatensatz, pflegen Ausstellungs- und Literaturlisten ein, erstellen Datensätze für jedes einzelne Kunstwerk, und lernen Verknüpfungen sinnvoll einzusetzen. Auch werden zu Beginn inhaltliche Fragen zur Gliederung und Gewichtung des Œuvres besprochen.

Die Geschäftsstelle übernimmt die Redaktion und Endkorrektur, die die Voraussetzungen für die Veröffentlichung der Verzeichnisse bilden. Voraussichtlich wird es zweimal (Frühjahr/Herbst) im Jahr die Möglichkeit geben, neue Verzeichnisse oder ergänzende Konvolute durch die Kunst Vor- & Nachlässe München freischalten zu lassen.

Kurstermin 1 (2 Stunden)

• Einführung
• Vorstellungsrunde
• Übersicht über den Kurs
• Sichtung der vorbereiteten Unterlagen (Lebenslauf, Ausstellungsliste, Literaturliste, vgl. Checkliste 1)

Kurstermin 2 (6 Stunden)

• Erstellung des Personendatensatzes
• Erstellung eines Ausstellungsdatensatzes (10 Datensätze)
• Erstellung eines Publikationsdatensatzes (10 Datensätze)
• Erstellung erster Verknüpfungen

Kurstermin 3 (6 Stunden)

• Erstellung Werkdatensätze (10 Datensätze)
• Hochladen von Bildern
• Erstellung von Verknüpfungen

Folgende Voraussetzungen müssen vor der verbindlichen Anmeldung zum Kurs erfüllt sein:

Die Entscheidung, welche Verzeichnisse in die Werkdatenbank Kunst Vor- & Nachlässe München aufgenommen werden, obliegt der Aufnahmekommission. Diesem Gremium müssen die Bewerbungsunterlagen nach einem bestimmten Schema zu einem konkreten Termin vorgelegt werden (siehe unten). Es besteht kein Anrecht auf die Teilnahme. Zur Bewerbung berechtigt sind Künstler:innen,

• die hauptberuflich künstlerisch tätig sind oder waren,
• die ihre Professionalität nachweisen können,
• deren Arbeitsmittelpunkt mindestens 5 Jahre in München oder Oberbayern besteht/bestand

Die künstlerische Professionalität kann nachgewiesen werden durch:

• Absolviertes Kunststudium,
• (Frühere) Mitgliedschaft in einem BBK-Verband,
• Projekt-/ Stipendien-/ Katalogförderungen durch Kulturfördereinrichtungen des Bundes/ der Länder oder
• Werke vertreten/ angekauft durch Kunstmuseumssammlungen.
• Gegebenenfalls können auch andere Nachweise erbracht werden.

Zunächst muss geklärt werden, wer Vertragspartner:in der Kunst Vor- & Nachlässe München werden soll. Vertragspartner:in kann nur werden, wer die Verwertungsrechte an den Kunstwerken besitzt. Bei lebenden Künstler:innen sind dies in der Regel die Künstler:innen selbst. Bei verstorbenen Künstler:innen sind dies in der Regel deren Erb:innen. Soll eine dritte Person mit der Einspeisung der Daten beauftragt werden (z.B. ein:e Kunstwissenschaftler:in, Tutor:in), so muss zusätzlich die Beauftragung gegenüber den Kunst Vor- & Nachlässen München schriftlich dokumentiert werden.

Die Vertragspartner:innen der Kunst Vor- & Nachlässe München sind verpflichtet, den Kunst Vor- & Nachlässen München das einfache Nutzungsrecht (Verwertungs- und Veröffentlichungsrecht) an den Abbildungen der Kunstwerke und weiterer in der Datenbank genutzter Bilddateien zeitlich und räumlich unbegrenzt sowie kostenlos zu übertragen. Dies bedeutet, dass die Nutzungsrechte Dritter (z.B. von Fotograf:innen) zuvor an die Kunst Vor- & Nachlässe München übertragen wurden.

Die Vertragspartner:innen der Kunst Vor- & Nachlässe München verpflichten sich, im Falle einer Mitgliedschaft des Künstlers oder der Künstlerin in der Verwertungsgesellschaft Bild-Kunst, diese selbstständig darüber zu informieren, dass sie den Kunst Vor- & Nachlässen München das kostenfreie einfache Nutzungsrecht an den digitalen Datensätzen zum Gebrauch übertragen hat.

Die Kosten der Teilnahme am Kurs Werkdatenbank Kunst Vor- & Nachlässe München bestehen aus der Kursgebühr und der Nutzungsgebühr für die Werkdatenbank.

Die Nutzungsgebühr umfasst den Lizenzerwerb, die Log-in Bereitstellung sowie die zeitlich unbegrenzte Veröffentlichung der freigegebenen Werke in der Datenbank. Derzeit wird folgende Nutzungsgebühr einmalig erhoben: 200,00 Euro für alle Nutzer:innen. In der Regel werden für diese Gebühr 50 Werke pro Künstler:in eingespeist. Bei einer deutlichen Überschreitung fallen zusätzliche Redaktionsgebühren an, die gesondert vereinbart werden.

Die Kursgebühr umfasst die Einweisung in die Nutzung der Datenbank inklusive Schulungsmaterial. Der Kurs besteht in der Regel aus drei Präsenz-Workshops. Bei der Festlegung von Ort und Datum der Kurstermine wird auf die räumliche und zeitliche Verfügbarkeit der Teilnehmenden so weit wie möglich Rücksicht genommen. Die Kursgebühr beträgt derzeit 300,00 Euro für alle Nutzer:innen.

Um den Kurs finanzieren zu können, ist die verbindliche Teilnahme von mindestens 6 zahlenden Kursteilnehmer:innen erforderlich. Die Kunst Vor- & Nachlässe München behalten sich vor, den Starttermin zu verschieben oder den Kurs abzusagen, sofern sich noch nicht genügend Teilnehmende verbindlich angemeldet haben.

Die Bewerber:innen sind verpflichtet, über das einzuspeisende Œuvre, die Künstler:innen-Biografie und die eigene Funktion im Projekt Auskunft zu geben. Folgende Bewerbungsunterlagen sind einzureichen:

• ein Motivationsschreiben (max. eine DIN-A4-Seite): Warum bewerben Sie sich für die Werkdatenbank Kunst Vor- & Nachlässe München? Bitte gehen Sie kurz auf folgende Punkte ein:
• Umfang des Werkes bzw. des Nachlasses (ggf. Unterscheidung nach verschiedenen Techniken, wie z.B. Malerei, Grafik, Plastik usw.)
• Zustand und Lagerung der Werke/ des Nachlasses: Steht ein Aus- oder Umzug bevor? Droht eventuell die Vernichtung des Werkes?
• Aufbereitungsgrad der Datenbasis: Existiert eine fotografische Dokumentation? In welcher Form (analog/digital)? Wurden Bestandslisten angelegt, die die wichtigsten Eckdaten der Werke enthalten?
• Urheber-/ Nutzungsrechte: Wer besitzt die Urheber- und Nutzungsrechte an den Werken?
• eine Kurzbiografie des Künstlers/ der Künstlerin (tabellarischer Lebenslauf) (max. eine DIN-A4-Seite)
• ein Verzeichnis der wichtigsten Ausstellungen (ggf. Unterscheidung in Einzel- und Gruppenausstellungen) (max. eine DIN-A4-Seite)
• ein Verzeichnis der wichtigsten Veröffentlichungen (z.B. Werkverzeichnis, Ausstellungskataloge, Monografien) (max. eine DIN-A4-Seite)
• eine fotografische Dokumentation von fünf exemplarischen Werken in digitaler Form (Online-Datentransfer oder USB-Stick)
• Kontaktdaten des/der Bewerber:in; sofern diese im Auftrag des/der Künstler:in agieren mit Angabe des Verhältnisses zwischen Bewerber:in und Künstler:in (z.B. Erb:in; Nachlassverwalter:in; beauftragte:r Kunstwissenschaftler:in) und Dokumentation der Beauftragung

Der nächste Abgabetermin für die Bewerbungsunterlagen ist der 30. Juni 2026.

Für die Teilnahme am Kurs Werkdatenbank ist die Angabe von persönlichen Daten notwendig. Die eingesendeten personenbezogenen Daten der Bewerber:innen werden nur erhoben, verarbeitet und/ oder genutzt, soweit dies zur Durchführung des Kurses und zur Einspeisung in die Werkdatenbank erforderlich ist. Dabei werden die geltenden Datenschutzbestimmungen eingehalten.

Ohne ausdrückliche Einwilligung werden keine personenbezogenen Daten an Dritte übermittelt. Die Einwilligung der Bewerber:innen in die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten kann jederzeit per E-Mail an: kontakt@kunst-vor-und-nachlaesse-muenchen.de widerrufen werden. Bei einem Widerruf ist die Teilnahme am Kurs ausgeschlossen.

Die Kunst Vor- & Nachlässe München haben die technischen und organisatorischen Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz beachtet werden. Für einen leider nie ganz auszuschließenden Missbrauchsvorfall übernehmen die Kunst Vor- & Nachlässe München keine Haftung.

Kunst Vor- und Nachlässe BBK München und Oberbayern gUG (haftungsbeschränkt)

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